10 червня 2026 року в Україні має завершитися п’ятирічний перехідний період для внесення даних із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб. Це потрібно для електронного обліку трудової діяльності та спрощення призначення пенсій.
Суспільне розповідає, для чого це запроваджують, як оцифрувати трудову та що буде з трудовим стажем, якщо цього не зробити.
Електронну трудову книжку запровадили у 2021 році. За чинним законодавством п’ятирічний перехідний період для внесення даних із паперових трудових книжок до Реєстру застрахованих осіб завершується 10 червня 2026 року. Він містить цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни у трудовій діяльності.
У Пенсійному фонді зазначають, що оцифрування трудової діяльності допоможе в майбутньому автоматично призначити пенсію. Після оцифрування паперова трудова книжка видається працівнику під підпис для зберігання. Роботодавець не зобов’язаний її зберігати.
Як податися на оцифрування
Подати сканкопії трудової книжки може роботодавець або сам працівник — через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України. Також документи можна подати особисто у сервісному центрі ПФУ. Це можна зробити, перебуваючи за кордоном, через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду — portal.pfu.gov.ua. Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:
- виготовлені в кольоровому форматі з оригіналів документів;
- мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів – назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника;
- збережені у форматах JPG або PDF (розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ);
- рекомендована якість сканування — 300 dpi (щоб забезпечити високу деталізацію).
Потрібно сканувати всі сторінки трудової книжки та документи, що підтверджують стаж. Це важливо для підтвердження періодів страхового стажу до 1 січня 2004 року, оскільки стаж до цієї дати підтверджується саме паперовими документами.
Разом із трудовою книжкою також радять подавати документи про освіту, військовий квиток, свідоцтва та інші документи, які можуть підтверджувати стаж.
Штрафів за неоцифровану трудову книжку не передбачено, однак у майбутньому це може ускладнити підтвердження стажу та оформлення пенсії.
Якщо трудова книжка втрачена, пошкоджена або містить помилки, підтвердження стажу може потребувати додаткових документів або звернення до архівів.
Що буде після 10 червня
У Пенсійному фонді пояснюють, якщо трудову книжку не оцифрувати до 10 червня 2026 року, то страховий стаж не втрачається. Водночас паперові документи можуть знадобитися для підтвердження періодів роботи, особливо до 1 січня 2004 року.
Якщо роботодавець або працівник не оцифрували паперову трудову книжку (наприклад, людина не працювала останні п’ять років або з інших поважних причин не мала можливості звернутися до ПФУ або самостійно оцифрувати), паперові документи можуть бути скановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.
Наразі у Верховній Раді зареєстрований законопроєкт №14257, який пропонує продовжити термін оцифрування на період дії воєнного стану та три роки після його завершення, проте станом на травень 2026 року він ще не ухвалений. Тому чинним залишається дедлайн 10 червня 2026.
Підписуйтеся на “Банош” медіа Закарпаття: Instagram | Telegram
